Datenschutzordnung

1. Allgemeines

Der Judo-Club Sakura Hannover e. V. verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und von Übungsleiterinnen und Übungsleitern sowohl automatisiert in EDV-Systemen als auch nicht automatisiert in Dateien, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In allen diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), ggf. weitere Spezialvorschriften und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein zu beachten.

2. Verantwortung

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten u. a.) entscheidet.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der geschäftsführende Vorstand des Judo-Club Sakura e. V. (§ 26 BGB).

3. Datenerhebung

Zur Organisation des Mitgliedschaftsverhältnisses und des Sportbetriebes beim Judo-Club Sakura e. V. werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:
- Daten zur Beantragung der Mitgliedschaft im Verein (Artikel 6 Abs.1 lit. b) DSGVO):
Name und Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort, Adresse, Geschlecht sowie Spartenzu- gehörigkeit, bei Minderjährigen zusätzlich Name und Vorname der gesetzlichen Vertreter. Für den Beitragseinzug der Name des Kontoinhabers, IBAN und BIC (It. § 6 der Satzung).
- Daten aufgrund einer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit a) i. V. mit Artikel 7 DSGVO):
Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):
Zustimmung zur Veröffentlichung personenbezogener Daten und Fotos im Internet in Aushängen, Schaukästen oder in Printmedien.
- Daten zu Prüfungen und Übungsleiterlizenzen (Art. 6 Abs.1 lit. b) und c) DSGVO):
Bei Anmeldung zu Prüfungen, Anmeldung zu Lehrgängen und zum Erwerb bzw. Erteilung und Verlängerung einer Lizenz sind folgende Angaben zu machen:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Kontakt, Nachweis der vorgeschriebenen Voraussetzungen.
- Daten für Veranstaltungen, die der Verein ausrichtet (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO):
Name, Vorname und Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort (soweit dies durch gesetzliche Regelungen oder aufgrund eines notwendigen Altersnachweises erforderlich ist), bei Minderjährigen die Adress- und / oder Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten.

4. Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe von Daten

Die Daten werden mit der Online-Vereinssoftware Clubdesk zur satzungsgemäßen Organisation der Vereinsverwaltung und des Sportbetriebes verarbeitet und auf Servern in der Schweiz gespeichert. Grundlage ist die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung. In diesem Zusammenhang wird jedem Vereinsmitglied eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die unter Ziffer 3 aufgeführten Daten werden an den Landessportbund und die jeweiligen Fachverbände, teilweise in anonymisierter Form, weitergegeben, sofern dies für die ordnungsgemäße Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereins und sein Mitgliedschaftsverhältnis in den Fachverbänden erforderlich ist. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Im Rahmen der Beantragung öffentlicher Zuschüsse für die Vereinsarbeit allgemein oder einzelne Veranstaltungen meldet der Verein teilnehmende Mitglieder an die fördernde Gemeinde.
Die Daten der Bankverbindung, Vor-und Zuname des Kontoinhabers, des Mitgliedes und dessen Mitgliedsnummer werden zum Zwecke des Beitragseinzuges an das Kreditinstitut übermittelt.
Vollständigen Zugriff auf die Mitgliederdaten können nur Vorstandsmitglieder erhalten, Sparten- und Übungsleiter nur in dem Umfang, soweit deren Aufgaben die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordern.
Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, die Adressen nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Anmeldungs- und Anwesenheitslisten, in die sich die Teilnehmer von Veranstaltungen eintragen, ist davon nicht betroffen.

5. Datennutzung in der Öffentlichkeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, in Prospekten, in Internetauftritten, in Sozialen Medien und in Printmedien veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person. Der Zustimmung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft schriftlich widersprochen werden. Der Widerruf ist an den Vorstand zu adressieren.
Speziell für Werbezwecke bestimmte Fotos und Videos werden nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung der abzubildenden Person angefertigt. Erteilte Einwilligungen können für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zu dem Zeitpunkt verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die Erhebung und Veröffentlichung dieser Daten erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Gewinnung neuer Mitglieder. Über die Einwilligung ist ein Nachweis zu führen (Art. 7 Abs.1 DSGO). Der Verantwortliche hat sicherzustellen und nachzuweisen, dass die Verarbeitung der Fotos rechtmäßig erfolgt (Art. 24 Abs. 1 DSGVO).
Auf der Internetseite des Vereins werden die Kontaktdaten der Sparten- / Übungsleiter sowie die Daten der Vorstandsmitglieder mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und / oder Telefonnummer veröffentlicht. Die Veröffentlichung dieser Daten erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins gemäß Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information seiner Mitglieder und der Gewinnung neuer Mitglieder.
Die Zustimmung zur Verwendung der Kontaktdaten ist freiwillig. Ihr kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft schriftlich widersprochen werden. Dies gilt nicht für die gesetzlichen Vertreter nach § 26 BGB.

6. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen im Verein, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind zum vertraulichen Umgang mit diesen Daten verpflichtet und dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben verwenden und verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Insbesondere ist die Datennutzung für Zwecke untersagt, die der Satzung widersprechen.
Der Schutz der Daten wird durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt. Dazu zählen u. a. Zugangsbeschränkungen zu Unterlagen und personalisierte passwortgesicherte Zugriffsrechte auf den Server.

7. Auskunft

Auf schriftlichen Antrag eines Mitgliedes an den Vorstand wird Auskunft über die zu seiner Person vorliegenden Daten erteilt.

8. Löschung von Daten

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten, soweit sie die Kassengeschäfte betreffen, entsprechend der steuerrechtlich bestimmten Fristen aufbewahrt und anschließend gelöscht. In der Zeit zwischen der Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt Bestimmte Daten werden zum Zwecke der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um Vor- und Familiennamen, Sparte, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen zugrunde.

9. Information über die gesetzlich festgelegten Rechte

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die
nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO,*
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die
Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
* Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
Frau Barbara Thiel Prinzenstraße 5 30159 Hannover
Telefon 0511 – 120 4500
poststelle@lfd-niedersachsen.de

10. Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde vom Vorstand des Judo-Club Sakura Hannover e. V. am 06.11.2018 in Kraft gesetzt und am 06.04.2021 überarbeitet.

Hannover, den 06.04.2021